| Desta forma as decisões tomadas poderão vincular os condóminos e outras pessoas que tenham quaisquer direitos sobre fracções autónomas. As actas podem servir como um importante meio de prova em situações que envolvam litígios entre os condóminos ou entre estes e o administrador. Por isso, é importante ser rigoroso quanto aos elementos que dela devem constar.
FORMALIDADES A CONSIDERAR NA ELABORAÇÃO DE UMA ACTA:
Cabeçalho:
Identificar o modelo de acta
- Acta da assembleia constituinte do condomínio (é a n.º 1 do condomínio);
- Acta da assembleia anual do condomínio (aprovação de contas e orçamento);
- Acta da assembleia extraordinária de condomínio (realizada em qualquer altura do ano).
Sede
- Direcção completa do condomínio.
Número
- As actas deverão ser numeradas cronologicamente, preferencialmente por extenso.
Corpo da acta:
1.º parágrafo
- O dia, lugar e hora da reunião;
- Informação se a reunião corresponde à 1.ª ou 2.ª convocatória (normalmente esta inf. só se faculta quando a reunião se realiza em 2.ª convocatória);
- Forma de convocação.
2.º (conjunto) parágrafos
- Mencionar a ordem de trabalhos.
3.º parágrafo
- O nome do presidente e, se os houver, do secretário e relator;
- O nome dos condóminos presentes ou representados (ou, mencionar a existência de uma lista de presenças assinada por todos);
- Verificação dos condicionalismos constitutivos (quórum, legalidade convocatória, analisar procurações, relatórios e outros documentos).
4.º (conjunto) parágrafos
- O teor das deliberações tomadas relativamente à ordem e respectivas propostas apresentadas;
- O resultado das votações com indicação dos sentidos de votos;
- O sentido das declarações dos condóminos que relativamente a cada assunto, entendam pertinente efectuar.
5.º parágrafo
- Indicação dos assuntos discutidos que não incluídos na ordem de trabalhos (pedir orçamentos, etc.)
6.º parágrafo
- Termo de encerramento.
7.º parágrafo
- Anexos (convocatória, lista de presenças, procurações, documentos apresentados, etc.);
- Assinaturas (letra e assinatura).
Rodapé:
- Número da folha e folhas totais (folha 1/2)
Nota: Os "parágrafos" são meramente exemplificativos.
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